Qué son las categorías
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Qué son las categorías
Las categorías son agrupadores que permiten separar los documentos por tipo, por ejemplo ofertas, contratos, incidencias, etc.
Los documentos que pertenecen a una categoría pueden contener el código de la categoría en el nombre del documento de forma que a simple vista se puede saber a qué categoría pertenecen.
En la imagen de ejemplo se muestra un documento que pertenece a la categoría alquiler, en este caso el código de la categoría es "ALQUILER-000021" y el nombre "Contrato de Alquiler finca Robledo".
Tipos de categorías
En R2 Docuo puede haber tres tipos de categorías, categorías con documento, categorías con documento y control de versiones y categorías sin documento, que funcionan como una ficha para almacenar datos. Cada tipo de categoría tiene una ventana de detalles y una barra de botones diferente:
Las categorías con documento permiten separar los documentos por tipo y añadir metadatos a los mismos. La ventana de detalles es similar a la de los documentos sin categoría pero el prefijo del código del documento lo da el administrador al crear la categoría.
En las listas de resultados los documentos con categoría aparecen con el icono del documento asignado.
Categorías con control de versiones
Las categorías con control de versiones permiten diferenciar las distintas versiones de un mismo documento y controlar que versión del documento es visible para los colaboradores.
La ventana de detalles de los documento con control de versiones tiene el campo "Documento principal" dividido en dos, el campo "Borrador" y el campo "Versión publicada". En la barra de botones aparece "Publicar" y "Obsoleto" dependiendo del estado del documento.
En las listas de resultados los documentos con control de versiones pueden tener tres tipos de apariencia distintas, si el documento está publicado aparece el icono del documento publicado, el nombre del documento en negrita y el número de la versión publicada.
En la imagen del ejemplo el documento con control de versiones es "Tabla de precios primer trimestre", detrás del código (DOCV-000023) aparece el número de versión, en este caso es la 1.1, detrás del número de versión aparece el nombre del documento (Tabla de precios primer trimestre).
Los documentos que no tienen versión publicada, sólo tienen borrador, aparecen en la lista de resultados con el icono del documento asignado al borrador, el número de versión del borrador y el nombre del documento en color gris. También aparece un icono con forma de lápiz.
Los documentos que tienen borrador y versión publicada aparecen en la lista de resultados con el icono, el nombre y el número de versión de la versión publicada y un icono en forma de lápiz que indica que el documento, además de tener una versión publicada, tiene un borrador.
Las categorías sin documento funcionan como una ficha de datos, no tienen campo "documento principal" los posible documentos se almacenan en los anexos.
Los documentos que no tienen documento principal aparecen en la lista de resultados con un icono en forma de ficha.
